平成28年1月よりマイナンバーの運用が開始されました。昨年はマインバーのセミナー講師を何回か務め、マイナンバーの運用上の注意点などをアドバイスをしてきました。

 今回、某レンタルビデオ大手企業が、会員の本人確認の際に、マイナンバーの通知カードを提出させていたというニュースがあり、衝撃を受けました。弊社が昨年に法令違反になるため、税・社会保障・災害分野以外では絶対に提出させてはいけないアドバイスしてきた事例そのものです。某レンタルビデオ大手企業いわく、省庁関係から運用上の留意点の通知がきていないため、知識不足で通知カードを本人確認で取得してしまっていたとのことです。

 そこで、今回は、運用開始から1ヵ月が経過しますので、弊社が相談を受けた中から法令違反になっていたケース(いまは改善されています)をご紹介します。

従業員からマイナンバーを収集すると個人情報漏えいのリスクがあり、社内の管理体制も構築しなければならないので、当社では従業員からマイナンバーを収集しないことに決定した。
会社が従業員からマイナンバーの収集をするかどうか選択制ではありません。
 マイナンバーは税、社会保障、災害分野に限って、使用することとされているもので、雇用保険の手続、社会保険の手続、税金の手続などで使用します。こられの手続でマイナンバーを会社が収集しなければ手続が遅延することが予想されます。従業員が不利益を被った場合は、会社に損害賠償請求されることもあるかもしれません。
当社では従業員からマイナンバーの通知カードのみ収集しました。
通知カードの提出だけでは不足しています。
 マイナンバーを収集するときは、必ず「本人確認」を行うこととされています。具体的には、(1)番号確認と(2)身元確認です。番号確認は、通知カードを受け取り、扶養控除申告書等に記載されたマイナンバーに間違いがないか確認する作業です。身元確認は、通知カードを提出した者が本人であるかどうかを確認する作業です。身元確認は運転免許証など顔写真付きの身分証明書であれば1つだけの提出で大丈夫ですが、顔写真付きの身分証明書がない従業員は、住民票、健康保険証などを2つ以上提出する必要があります。
平成28年分扶養控除申告書を従業員に記載させ、扶養親族がいる場合は、扶養親族の通知カードも会社に提出させました。
扶養親族の通知カードは、社会保険の第三号被保険者の手続以外で使用する場合以外は、会社で収集することは法令違反になります。
 従業員に扶養親族がいる場合は、扶養控除申告書にその扶養親族の氏名、マイナンバー等を記載することになりますが、扶養親族の本人確認(番号確認、身元確認)業務は、会社が行うのではなく、従業員が行うこととされているため、会社が扶養親族の通知カードを回収、保管することはできません。